과업지시서

군포도시공사 기록물 분류체계 고도화

2020. 6.

목   차

Ⅰ. 과업개요	1

1. 과업명	1

2. 과업목적	1

3. 과업기간	1

4. 과업예산	1

5. 과업내용	1

6. 참가자격	1

Ⅱ. 과업내용	2

1. 추진일정	2

2. 과업범위	3

3. 세부과업내용	3

Ⅲ. 과업수행지침	4

1. 과업수행	4

2. 인력구성	4

3. 착수 및 성과보고	5

4. 지적재산권 및 정보보안	6

5. 과업산출물	7

Ⅰ. 과업개요

과 업 명: 군포도시공사 기록물 분류체계 고도화

과업목적

ㅇ 기록물 보존기간, 공개구분, 열람범위 등에 대한 통일된 관리기준 수립을 통해 기록물 생산시점부터 생애주기적 관리 필요

ㅇ 조직 및 업무변화에 대한 능동적‧일관적 대응을 위해 체계적인 기록물 분류체계의 개발 필요

ㅇ 분류체계 고도화 및 기록관리기준표 수립을 통해 전자문서시스템 운영․관리환경 개선 필요

ㅇ 기록물관리 프로세스의 체계적인 운영을 위해 매뉴얼 개발 및 직원 대상 운영교육 필요

ㅇ 기록관리기준표 수립을 통해 지속성장 기반 및 통합 경영체계를 구축하여 기록관리 목표 및 비전 실현

과업기간: 착수일로부터 3개월

과업예산: 30,600,000원

과업내용

ㅇ 기록물 분류체계 및 사무분장 등 업무 기능분석

ㅇ 기능분류모델․기록관리기준표 수립 및 활용방안 제시

ㅇ 보존기간 책정 참고자료 개발

ㅇ 기록관리기준표 개요 및 운영 교육 실시

ㅇ 전자문서시스템 탑재방안 및 향후 기록관리 연구과제

참가자격

ㅇ 「지방자치단체를 당사자로하는 계약에 관한 법률 시행령」 제13조, 동법 시행규칙 제14조 및 제15조에 의한 자격 요건을 갖추고, 조달청 전자입찰 사용등록(이용약관에 동의)을 필한 업체이어야 합니다.

ㅇ 국가종합전자조달시스템(http://www.g2b.go.kr)에 학술연구용역(업종코드: 1169)으로 입찰참가자격을 등록한 업체이어야 합니다.

ㅇ 공고일 기준 최근 5년 이내에 국내 기록물 분류체계 수립 또는 기록관리기준표 수립 실적(단일 건으로 추정가격의 1/2 이상)이 있는 업체여야 하며, 실적증명서는 투찰행위 이전에 제출하여야 합니다.

ㅇ 입찰공고일 전일부터 계약체결일까지 법인등기부상 본점 소재지(개인사업자인 경우에는 사업자등록증 또는 관련 법령에 따른 허가․인가․면허․등록․신고 등에 관련된 서류에 기재된 사업장의 소재지)를 계속 수도권(경기도, 서울특별시, 인천광역시)에 둔 업체여야 합니다.

ㅇ 「중소기업제품구매촉진 및 판로지원에 관한 법률 시행령」 제2조의2에 따른 중소기업 또는 소상공인만 참여 가능하며, 중소기업 또는 소상공인 확인서는 계약체결일까지 제출하여야 하며(유효기간 내에 있어야 함), 중소기업 공공구매 종합정보망(http://www.smpp.go.kr)에서 확인이 되어야 합니다. 또한 계약체결일까지 발생․신고․수정된 자료도 심사에 포함합니다.
※ 단, 「중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률 시행령」 제2조의3에 따라 학술연구 등을 위한 용역 계약을 비영리법인과 체결하는 경우, 중소기업자와의 우선 조달계약에서 제외됩니다.

Ⅱ. 과업내용

추진일정

사업추진내용(공정률)	추진일정
	M	M+1	M+2
∙ 공사 대․내외 기록관리 환경 및 현황 분석
∙ 기록물 분류체계 재설계
∙ 단위과제(기록물철)별 기록관리기준 수립
∙ 전자문서시스템 내 분류체계 탑재 요건 도출
∙ 기록물 분류체계 관리기준 검증 및 성과확산 및 기록관리기준표 운영 교육(2회)
∙ 최종보고서 작성

과업범위

ㅇ 기록물 분류체계 정비 및 관리기준표 수립

- 공사 전 처리부서 5부, 10팀 (총 11개 처리부서)

- 공사 대내외 환경 및 현황 분석

- 기록물 분류체계 구축 및 기록관리기준표 수립

- 기록관리 로드맵 제시 및 교육(2회) 실시

세부과업내용

ㅇ 공사 대․내외 기록관리 환경 분석 및 로드맵 수립

- 인근 도시공사(시설관리공단) 등 유관기관에 환경․현황 및 기록관리기준표 등 조사․분석

- 공사 전 처리부서에 대한 환경 및 조직․기존분류체계 등 현황분석

- 전자문서시스템의 단위업무 및 기록물철 현황조사 분석

- 업무분석을 통한 문제점 및 개선방안, 기능분류 정비 기준 도출

- 기록관리 단계별 이행과제 로드맵 수립 및 소요예산 산출

ㅇ 기록물 분류체계 재설계

- 기록물 관리 환경(법령, 규정, 유관기관 사례 등) 및 현황(조직, 직제, 전자문서시스템, 시스템 내 분류체계, 업무프로세스, 업무분장, 직무분석 결과 등) 조사·분석

- 업무분석 시 부서 질문지 작성 후, 부서의 인터뷰 진행을 통해 분류체계 마련

- 검토기간 동안 각 처리부서 의견수렴을 위한 연락망 지원

ㅇ 단위과제(기록물척) 별 기록관리기준 수립

- 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치여부, 공개여부 및 접근권한 포담당자 검토 후 관리기준 확정

- 기록관리기준표 관리 및 보존기간 책정에 대한 매뉴얼 개발

- 확정된 기록관리기준표에 따른 기록물 건별 단위 부여 및 기록물 구분

- 부서의견조회 및 담당자 검토 후 관리기준 확정

ㅇ 기록물 분류체계 및 관리기준 검증 및 직원 교육

- 자문회의 및 국가기록원 협의를 통해 기록관리기준표 관리기준 검증

- 성과확산을 위한 각 부서 기록물관리책임자 및 직원 대상 기록관리기준표 개요 및 운영 교육(2회) 실시

ㅇ 전자문서시스템 내 분류체계 탑재 요건 도출

- 공사 전자문서시스템과의 호환성을 고려한 기록물 분류체계 마련

- 전자문서시스템에 탑재하기 위한 표준코드 및 메타데이터 도출

Ⅱ. 과업수행 지침

과업수행

ㅇ 본 과업의 수행자(이하 과업수행자)는 신의성실의 원칙아래 최선의 노력을 기울여야 하며, 계약기간 이내에 사업을 완료합니다.

ㅇ 수행과정에서 여건변동 또는 군포도시공사(이하 공사)의 불가피한 사정에 의해 내용의 일부를 변경할 때에 공사는 보완 및 변경을 요구할 수 있으며, 수행자는 이를 공사와 협의하여 보완, 요청 기일 내에 제출하여야 합니다.

ㅇ 과업수행자는 과업수행 기간 중 주간 및 월간 업무보고를 실시하며, 과업수행 완료 후 최종결과보고서를 제출하여야 하고 공사의 요구가 있을 경우 별도의 진행상황을 보고할 수 있습니다.

ㅇ 과업수행자의 귀책사유로 각 세부 사업결과물의 수정․보완의 필요성이 제기되었을 경우 과업수행자의 부담으로 즉시 조치하여야 합니다.

ㅇ 과업수행 과정에서 수행사가 제3자에게 피해를 주었을 때는 수행사가 그 피해 일체를 부담하여야 합니다.

ㅇ 과업수행자는 일관된 사업 수행을 위해 단일업체가 착수에서 준공까지 하도급 및 공동컨소시엄을 구성하지 않고 단독 수행하여야 합니다.

인력구성

ㅇ 사업자는 계약체결 후 전체 또는 부문별 사업관리 책임자를 임명하여 책임 수행토록 하여야 하며, 사업책임자(PM) 및 전담인력은 본 사업의 수행기간 동안 변경할 수 없습니다. 단, 퇴사 또는 장기 질병 등 부득이한 사정이 있는 경우 발주처와의 사전협의를 거쳐 승인을 득하고, 동등 이상의 인력으로 교체하여야 합니다.

ㅇ 전담인력은 공사가 별도 요청하지 않는 한 계약기간 중 교체 없이 근무함을 원칙으로 하되, 투입인력을 교체하거나 추가할 경우 투입 7일 전에 공사의 승인을 받아야 하며 인수인계 기간이 7일 이상이 되도록 하여야 합니다.

ㅇ 공사는 전담인력의 불성실 또는 기준미달 등을 이유로 교체를 요구할 수 있고, 사업자는 공사가 요구한 날로부터 15일 이내에 교체하여야 합니다.

ㅇ PM은 중급기술자(또는 선임연구원급) 이상으로 합니다.

ㅇ 사업수행인력 중에는 공공기록물 관리에 관한 법률 제78조에 해당하는 기록물관리전문요원을 1인 이상 포함하되 입찰등록일 현재 제안업체 자사 인력이어야 합니다.

ㅇ 참여인력은 학술연구용역 인건비 기준단가에 의한 “등급기준”에서 정하는 등급별 적격자여야 하며, 수행기간 중 참여인력을 임의교체 할 수 없으며, 부득이하게 교체사유 발생시 공사의 승인을 받은 후 시행하여야 합니다.

ㅇ 사업자는 사업수행에 따라 생산되는 관련 자료 및 기록에 대해 공사의 승인 없이 타인에게 제공․대여 등을 할 수 없으며, 사업 완료 후 반납해야 합니다.

ㅇ 본 사업수행에 필요한 작업 장소는 공사와 상호 협의하여 결정하고, 사업 추진에 필요한 장비와 도구(각종 S/W 포함)는 사업자 부담으로 확보해야 합니다.

ㅇ 사업의 효율적 이행을 위해 필요한 경우, 그 사유 및 기간 등을 정하여 공사의 승인을 받은 후 작업장소 이외에서도 근무하게 할 수 있습니다.

착수 및 성과보고

ㅇ 착수보고 : 제안요청서, 제안서, 계약서 등을 근거로 세부추진계획 보고

ㅇ 수시보고 : 긴급사항 및 서면요구에 의해 지정된 내용 보고

ㅇ 주․월간보고 : 매주․월 공사과 합의하여 진행상황을 보고

ㅇ 완료보고 : 사업 종료 시 과업수행업체는 전체 추진단계의 수행결과 보고

ㅇ 용역산출물 : 최종보고서 10부(책자 7, USB 3)

ㅇ 과업 진행 보고 중에 발생한 소요 비용(발표자료, 유인물 인쇄 등)은 용역수행기관이 부담합니다.

ㅇ 과업수행자는 계약체결일로부터 10일 이내에 착수보고회를 개최하며, 착수보고회까지 사업내용에 대한 사업수행세부계획서 제출하여야 합니다.

ㅇ 과업수행 중 공사는 사업 진행 경과 및 성과에 대한 보고와 협의, 평가를 과업수행자에게 요구할 수 있으며, 이 경우 과업수행자는 이에 응하여야 하고 그 협의 결과를 과업수행에 적극적으로 반영하여야 합니다.

지적재산권 및 정보보안

ㅇ 사업자가 계약을 수행하면서 제3자의 특허권, 저작권 또는 지식재산권을 침해하여 공사를 상대로 손해배상청구 소송 등이 제기되면 사업자는 피해자 측에 합의 배상하여야 합니다.

ㅇ 사업자는 공공기관의 개인정보 보호에 관한 법률 등 공사의 정보보안 정책 및 규정을 준수하고, 본 사업과 관련하여 취득한 모든 정보를 유출 또는 누설하여서는 안 되며, 이의 위반으로 인한 문제 발생 시 민․형사상의 모든 책임을 져야 합니다.

ㅇ 정보시스템이 설치된 곳의 출입 시 이용기관의 담당자가 요구하는 보안사항 및 점검 내용을 충실히 이행하여야 하며 보안에 관한 모든 사항은 공사 보안업무규정을 적용합니다.

ㅇ 제안사가 제안한 개발도구, 업무설계서, 솔루션 등은 상거래상 또는 법적으로 하자가 없어야 하며, 이를 위반한 경우 제안사의 책임으로 공사의 어떠한 조치에도 이의를 제기할 수 없습니다.

ㅇ 본 사업의 수행과정에서 발생하는 제반 안전사고의 책임 및 행정적, 기술적 제반비용과 문제처리는 사업자가 부담하는 것을 원칙으로 합니다.

ㅇ 사업자는 용역에 참여하는 모든 인력에 대하여 보안각서와 제반서류를 제출하여 보안성 검사를 필하여야 하고, 사업수행 대표자는 용역에 투입되는 인력 전체에 대한 보안상 총괄 책임을 져야 합니다.

ㅇ 사업 수행 시 용역수행 장소, 장비, 인력에 대한 철저한 보안관리를 수행해야 합니다.

ㅇ 용역수행 장소의 관리를 위해 물리적, 기술적 보안대책(잠금장치) 등 보안관리에 철저히 대비하여야 합니다.

ㅇ 사업 참여인력이 활용하는 통신 및 전산장비에 패스워드, 백신 등을 설치하여야 합니다.

ㅇ 주기적인 보안 체크리스트를 작성, 관리하여야 합니다.

ㅇ 사업관련자료 및 문서는 외부에 노출되지 않도록 사물함에 보관․관리하고, 주관기관의 승인이 없는 한 목적 외 사용금지 및 제3자에게 제공을 금지합니다.

ㅇ 사업완료 후 관련 자료 반환 및 소각처리 등 사업 관련 자료 모두를 폐기해야 합니다.

과업 산출물

ㅇ 착수계 : 계약일로부터 10일 이내

ㅇ 사업수행계획서 : 계약일로부터 10일 이내 제출 (HWP 파일)

- 사업수행 방향 및 방법, 일정계획표, 분야별 참여인력․조직편성사항, 사업 수행 세부 계획표, 기타 사업수행에 필요한 사항

ㅇ 주간 및 월간 보고서, 수시보고서

ㅇ 사업완료보고 : 계약종료일 이내 보고

ㅇ 용역산출물 : 계약종료일로부터 10일 이내 제출

- 최종보고서 10부 (책자 7, USB 3)